1. Introduction

L’objectif de la présente politique de confidentialité (« Politique ») est de vous informer sur la manière dont la Chambre de Commerce et d’Industrie Japonaise en France (« la CCIJF », « nous », « notre » et « nos ») traitera vos données à caractère personnel en sa qualité de responsable du traitement des données, ainsi que sur les mesures et procédures mises en place afin de garantir à vos données une protection suffisante. La mise à disposition de telles informations est l’une des conditions requises au titre du Règlement Général sur la Protection des Données 2016/679 (« RGPD »).

La présente Politique n’entraîne aucune forme de relation contractuelle entre vous et nous, et nous pouvons être amenés à la modifier de temps à autre.

2. Licéité du traitement

Nous traiterons vos données à caractère personnel uniquement : 

(a) lorsque vous avez donné votre consentement, 

(b) lorsque le traitement est nécessaire afin que nous puissions fournir nos produits et services à vous-même/à votre employeur, 

(c) lorsque le traitement est nécessaire afin de répondre à une demande de votre part/de la part de votre employeur, 

(d) lorsque le traitement est nécessaire afin de maintenir notre relation avec vous/avec votre employeur, 

(e) lorsque le traitement est nécessaire à des fins de conformité à nos obligations légales et règlementaires.

Dans le cas (a) ci-dessus, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, en en faisant la demande conformément aux dispositions de l’article 12 ci-après.

3. Les données à caractère personnel que nous collectons vous concernant

3.1 Nous traitons les types suivants de données à caractère personnel vous concernant :

(a) votre nom, votre adresse email et autres coordonnées,

(b) votre rôle, position et/ou intitulé de poste dans le cadre de votre activité professionnelle,

(c) les détails de vos préférences concernant des types d’évènements ou supports marketing, et

(d) vos messages, commentaires et contributions à des enquêtes et questionnaires.3.2 Vous pouvez être tenu de nous fournir vos données à caractère personnel pour nous permettre de gérer nos activités et nos opérations, de maintenir notre relation avec vous/avec votre employeur, de fournir nos produits ou services à vous/à votre employeur ou encore à des fins de conformité à nos obligations légales et règlementaires. Si vous négligez de fournir vos informations à caractère personnel, nous pouvons nous trouver dans l’incapacité de maintenir notre relation avec vous/avec votre employeur ou de fournir nos produits ou services à vous/à votre employeur.3.3 Nous faisons tout le possible pour préserver l’exactitude et l’intégralité des données à caractère personnel que nous stockons et pour garantir que toutes vos données à caractère personnel sont à jour. Vous pouvez néanmoins nous apporter une assistance considérable dans ce domaine en nous contactant rapidement en cas de modification de vos données à caractère personnel ou si vous avez connaissance du fait que nous détenons des données à caractère personnel incorrectes vous concernant (voir article 9 ci-après). Nous ne pouvons être tenus responsables de toute perte résultant de toute donnée à caractère personnel inexacte, non authentique, insuffisante ou incomplète que vous nou0s auriez fournie.

4. Comment nous collectons les données à caractère personnel

Nous collectons habituellement vos données à caractère personnel sur la base des informations soumises par vous-même/par votre employeur lorsque vous rejoignez la CCIJF et tout au long de votre relation ou de celle de votre employeur avec nous. Cela s’effectue généralement par le biais d’envois d’emails et autres correspondances par vous/par votre employeur, de cartes de visite, de formulaires et autres documents utilisés quand vous/votre employeur vous inscrivez à notre liste d’envoi d’informations marketing ou de marché, lorsque vous êtes nommé en tant que personne autorisée en charge de communiquer avec nous pour le compte de votre employeur, par le biais des informations de connexion que vous/votre employeur utilisez pour accéder à tous nos services pour votre compte propre ou pour le compte de votre employeur.

5. Ccomment nous utilisons les données à caractère personnel¹

Nous traitons vos données à caractère personnel en relation avec la gestion de notre relation avec vous/avec votre employeur et la fourniture de nos produits et services à vous/à votre employeur dans les objectifs suivants :

(a) afin de vous fournir des informations au sujet des activités de la CCIJF,

(b) afin de fournir à vous/à votre employeur les services demandés,

(c) afin de répondre aux messages ou publications que vous/votre employeur nous avez adressés,

(d) afin de fournir à vous/à votre employeur des supports marketing concernant nos services dont nous pensons qu’ils peuvent vous intéresser ou intéresser votre employeur,

(e) afin de gérer, développer et améliorer nos services, nos systèmes IT et nos sites Internet,

(f) afin de surveiller et évaluer la conformité à la loi et nos politiques et normes,

(g) à des fins de conformité à nos obligations et exigences légales et règlementaires où que ce soit dans le monde, y compris les déclarations à l’attention des autorités de régulation nationales ou internationales et/ou les vérifications effectuées par ces dernières,

(h) à des fins administratives en relation avec la sécurité de nos systèmes, locaux, plateformes et sites Internet et applications et l’accès à ces derniers,

(i) afin de nous conformer à des décisions judiciaires et d’exercer et/ou défendre nos droits au regard de la loi,

(j) pour toute autre raison légitime relevant de nos activités,

(k) dans tout autre cadre autrement autorisé ou requis par toute loi ou règlementation applicable.

6. Divulgation de données à caractère personnel à des tiers, non transfert de données vers des pays tiers

Nous n’utilisons en principe vos données à caractère personnel qu’au sein de la CCIJF. Si et dans la mesure où nous recourons à des tiers dans le cadre de l’exécution de contrats, ces tiers ne reçoivent ces données à caractère personnel que dans la mesure où leur transfert est requis dans le cadre du service correspondant. Dans le cas où nous sous-traitons certaines parties du traitement des données (« traitement d’ordres »), nous exigeons des destinataires qu’ils s’engagent contractuellement à n’utiliser les données à caractère personnel que dans le respect de la législation applicable sur la protection des données et qu’ils garantissent en permanence la protection des droits de la personne concernée. Aucun transfert de données à des personnes extérieures à l’UE ne peut fondamentalement avoir lieu, et n’est possible que dans des cas exceptionnels comme celui du des membres de la CCIJF. Dans ce cas, néanmoins, nous nous assurons, avant la divulgation et la transmission, que soit le destinataire du répertoire des membres dispose d’un niveau adéquat de protection des données (par exemple en raison d’une décision de la Commission Européenne sur le pays concerné ou d’un accord relatif aux Clauses Contractuelles Types de l’UE avec le destinataire dans le pays tiers), soit vous avez donné votre accord à ce transfert de données.

7. Les cas où nous pouvons communiquer vos données à caractère personnel

Nous ne vendons ni ne vendrons, louons ni ne louerons, ou échangeons ni échangerons vos données à caractère personnel. Nous ne divulguerons vos données à caractère personnel qu’aux destinataires suivants :

(a) nos entreprises membres,

(b) des entreprises approuvées ou désignées par vous,

(c) des tiers qui traitent vos données à caractère personnel pour notre compte (tels que nos fournisseurs système, y compris les fournisseurs de services cloud),

(d) des tiers qui traitent vos données à caractère personnel pour leur propre compte mais par le biais de la fourniture à vous ou à votre employeur d’un service pour notre compte (tels que nos fournisseurs),

(e) tout tiers auquel nous cédons ou cédons par novation quelque droit ou obligation que ce soit, et

(f) tout gouvernement, autorité de régulation ou tribunal, si nous y sommes enjoints par la loi ou règlementation applicable ou à leur demande.

(g) à des fins de conformité à nos obligations et exigences légales et règlementaires où que ce soit dans le monde, y compris les déclarations à l’attention des autorités de régulation nationales ou internationales et/ou les vérifications effectuées par ces dernières,

8. Comment nous protégeons vos données à caractère personnel

Nous nous engageons à sécuriser et protéger vos données à caractère personnel et nous mettrons en place et maintiendrons des mesures techniques et organisationnelles appropriées visant à garantir un niveau de sécurité propre à protéger vos données à caractère personnel d’une destruction accidentelle ou non autorisée, de leur perte, altération, divulgation ou accès.

9. Vos droits en relation avec les données à caractère personnel que nous collectons

9.1 Si vous souhaitez :

(a) mettre à jour, modifier ou effacer vos données à caractère personnel, ou obtenir une copie de vos données à caractère personnel que nous détenons, ou

(b) nous empêcher partiellement ou complètement d’utiliser toute donnée à caractère personnel dont nous disposons vous concernant,

vous pouvez en faire la demande en nous contactant conformément aux dispositions de l’article 12 ci-après.9.2 Dans toute situation susmentionnée, quelle qu’elle soit, nous pouvons vous demander de prouver votre identité en nous fournissant une copie d’un moyen d’identification valide pour nous conformer à nos obligations en matière de sécurité et prévenir une divulgation non autorisée de données.

10. Pendant combien de temps nous conserverons vos données à caractère personnel

Nous ne conserverons vos données à caractère personnel que le temps nécessaire pour remplir les objectifs pour lesquels elles avaient été collectées ou pour nous conformer à des exigences légales, règlementaires ou de politique interne.

11. Comment nous mettons à jour ou modifions cette politique de traitement équitable

Nous pouvons modifier ou mettre à jour des éléments de la présente Politique afin de nous maintenir en conformité avec la législation et règlementation applicables ou à la suite d’une mise à jour de nos pratiques internes. Nous procéderons en mettant à jour la présente Politique sur notre site Internet : https://www.ccijf.asso.fr . Vous ne serez pas obligatoirement informé directement de cette modification. En conséquence, assurez-vous de vérifier régulièrement la présente Politique pour être pleinement au fait de toute modification ou mise à jour.

12. Comment nous contacter

Pour toute requête concernant le contenu de la présente Politique ou vos données à caractère personnel, ou si vous voulez faire une demande en relation avec vos données à caractère personnel, merci de nous contacter aux coordonnées ci-dessous :

Adresse postale : le Délégué à la protection des données, 27 avenue Pierre 1^er de Serbie, 75116 Paris

13. Comment déposer une plainte auprès des autorités de régulation

Vous êtes en droit de déposer une plainte auprès de notre régulateur de la protection des données si vous considérez que nous avons porté atteinte à vos droits en matière de protection des données. Notre régulateur des données à caractère personnel est la CNIL, qui peut être contactée à l’adresse suivante : 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07. Téléphone : 01 53 73 22 22.